Selidbe poslovnih prostora — organizacija preseljenja ureda, transport opreme i siguran unos | Moj Majstor

Kako izgledaju selidbe poslovnih prostora

Što dobivate

• Planiranje preseljenja uz definiranje redoslijeda i rokova
• Pakiranje i označavanje dokumentacije, opreme i inventara
• Siguran transport namještaja i poslovne opreme
• Unos, raspored i prema dogovoru ponovno sastavljanje inventara

Selidba poslovnog prostora započinje detaljnom procjenom opsega posla. Utvrđuje se broj radnih mjesta, količina uredskog namještaja, računalne opreme, arhive, dokumentacije, skladišnih predmeta i druge imovine. Posebno se popisuju veliki i osjetljivi predmeti. Uredski stolovi, ormari, police, stolice, fotokopirni uređaji, poslužitelji, računala i druga oprema zahtijevaju različit način pripreme i transporta. Prije selidbe izrađuje se plan. Određuje se koje se stvari sele prve, a koje posljednje. Posebno se planira oprema koja je ključna za nastavak poslovanja. Ako tvrtka mora raditi tijekom preseljenja, moguće je organizirati selidbu po fazama kako bi dio poslovanja ostao funkcionalan. Ne treba isključiti svu opremu istodobno ako bi to uzrokovalo nepotreban prekid rada. Prije dolaska selidbene ekipe provjeravaju se stara i nova lokacija. Utvrđuje se mogućnost pristupa vozilom. Posebno se provjerava širina prilaza, visina garažnog ulaza, mogućnost parkiranja i udaljenost od ulaza. Kod poslovnih zgrada provjerava se postoji li teretni lift i kolika je njegova nosivost. Ako se koristi putničko dizalo, potrebno je provjeriti je li dopušteno koristiti ga za transport većih predmeta. Ne treba prekoračiti nosivost dizala. Posebno se provjeravaju dimenzije kabine i vrata. Kod većih poslovnih prostora može biti potreban poseban termin za korištenje dizala ili utovarnog prostora. Takav termin treba unaprijed rezervirati.

Ako se selidba izvodi kroz zajedničke prostore poslovne zgrade, potrebno je zaštititi podove, zidove, vrata i druge površine. Posebno se zaštite rubovi dizala i hodnici kroz koje prolazi glomazan namještaj. Prije pakiranja izrađuje se inventarni popis. Svaki odjel ili prostorija može dobiti vlastitu oznaku. Kutije se označavaju prema odjelu, prostoriji i sadržaju. Posebno se označavaju kutije koje sadrže osjetljivu ili povjerljivu dokumentaciju. Dokumenti se ne bi trebali miješati između različitih odjela ako to može otežati kasniju organizaciju. Kod arhive se mogu koristiti numerirane kutije i popis sadržaja. Posebno se provjerava da se redoslijed arhivskih dokumenata ne poremeti. Povjerljiva dokumentacija zahtijeva dodatnu kontrolu pristupa. Tvrtka treba unaprijed odrediti tko smije rukovati takvim materijalom. Selidbena ekipa može obaviti fizički transport, ali odgovornost za poslovnu dokumentaciju i pristup podacima treba biti jasno definirana. Prije pakiranja računalne opreme radi se sigurnosna kopija važnih podataka. Posebno se provjerava da su podaci spremljeni na sigurnu lokaciju.

Selidba nije zamjena za sigurnosnu kopiju. Računala se prije transporta pravilno gase. Ne treba pomicati uređaje dok rade ili dok nisu sigurno isključeni. Kabeli se označavaju prije odspajanja. Posebno se označavaju kabeli monitora, računala, mrežne opreme i perifernih uređaja. Kod većeg broja radnih mjesta korisno je svaki komplet označiti istom oznakom. Time se olakšava ponovno spajanje na novoj lokaciji. Monitori se štite od udaraca i pritiska. Posebno se štite zasloni. Ako postoji originalna ambalaža, može se koristiti. Ako ne postoji, uređaji se pakiraju u odgovarajuću zaštitu. Ne treba slagati teške predmete na monitore ili drugu osjetljivu elektroniku. Računala se transportiraju tako da su zaštićena od udara i pomicanja. Posebno se pazi na tvrde diskove i druge osjetljive komponente. Poslužitelji i mrežna oprema zahtijevaju dodatnu pažnju. Ako se radi o kritičnoj IT infrastrukturi, preporučuje se da odspajanje, označavanje i ponovno spajanje provede osoba koja poznaje sustav. Posebno se dokumentira položaj mrežnih uređaja i kabela prije demontaže. Fotografiranje rack ormara i kabelskih veza može pomoći pri ponovnom sastavljanju. Ne treba nasumično odspajati mrežne ili serverske veze bez prethodne evidencije. Ako se poslužitelji transportiraju, treba uzeti u obzir njihovu masu i osjetljivost. Rack oprema može zahtijevati specijaliziranu ambalažu. Nakon transporta oprema se ne uključuje prije nego što se pravilno postavi i provjeri. Kod UPS uređaja i baterija potrebno je slijediti odgovarajuće postupke za transport. Posebno se pazi na težinu baterijskih modula. Ako poslovni prostor sadrži medicinsku, laboratorijsku, proizvodnu ili drugu specijaliziranu opremu, može biti potreban specijalizirani prijevoz. Ne treba takvu opremu premještati standardnim postupkom bez procjene proizvođača i ovlaštenog servisa. Kod fotokopirnih uređaja, printera i skenera uređaji se pripremaju prema uputama proizvođača. Toneri, spremnici i drugi dijelovi koji mogu procuriti ili se pomaknuti osiguravaju se prema potrebi. Posebno se provjerava treba li ukloniti određene dijelove prije transporta.

Kod velikih uredskih ormara procjenjuje se treba li ih rastaviti. Ako se rastavljaju, svaki dio se označava. Vijci, spojnice, police i drugi elementi čuvaju se u označenim vrećicama. Posebno treba sačuvati ključeve ormara i ladica. Kod stolova se prema potrebi skidaju noge ili drugi dijelovi kako bi se olakšao prolaz. Ne treba rastavljati konstrukciju ako bi to moglo oslabiti namještaj. Prije rastavljanja provjerava se način konstrukcije. Kod modularnog uredskog namještaja korisno je fotografirati raspored prije demontaže. To olakšava ponovno sastavljanje. Stolice se mogu slagati ako njihova konstrukcija to dopušta. Posebno se štite kotači i nasloni. Kod staklenih stolova i pregrada potrebna je dodatna zaštita. Staklo se prenosi uz odgovarajuće osiguranje i ne postavlja se direktno uz tvrde metalne površine bez zaštite. Kod polica se uklanjaju predmeti prije pomicanja. Ne treba transportirati policu punu knjiga ili druge teške opreme ako nije predviđena za takvo opterećenje. Posebno se štite kutovi namještaja. Koriste se zaštitne deke, karton, folija i kutni štitnici prema potrebi. Ljepljive trake ne treba lijepiti izravno na osjetljive lakirane ili furnirane površine ako mogu ostaviti trag. Zaštita se pričvršćuje na način primjeren materijalu. Kod električnih uređaja kabeli se uredno namotavaju i osiguravaju. Ne treba ih savijati pod oštrim kutom. Posebno se pazi na konektore. Ako se uređaj transportira s odvojivim dijelovima, dijelovi se pakiraju zajedno i označavaju. Kod telefonske i mrežne opreme označavanje je posebno važno. Prije preseljenja IT infrastrukture može se izraditi shema nove lokacije. Svako radno mjesto dobiva unaprijed određeno mjesto. Posebno se planira raspored stolova, ormara, printera i drugih uređaja. Time se smanjuje potreba za naknadnim premještanjem. Kod novog ureda provjerava se položaj električnih utičnica i mrežnih priključaka prije postavljanja namještaja. Ne treba postaviti ormar ispred utičnice koja će biti potrebna za radno mjesto. Posebno se provjerava dostupnost mrežnih i drugih priključaka.